België introduceert een grotere flexibiliteit in de organisatie van aandeelhouders- en bestuursvergaderingen

De sociale afstandsmaatregelen en de reisbeperkingen opgelegd door verschillende overheden om de verspreiding van het COVID-19 virus te beperken, hebben het organiseren van vergaderingen van organen van Belgische vennootschappen in de praktijk bijzonder bemoeilijkt. Algemene vergaderingen van aandeelhouders kunnen alleen door middel van een elektronisch communicatiemiddel op afstand worden gehouden indien de statuten dit uitdrukkelijk bepalen. Hetzelfde geldt voor de schriftelijke besluitvorming voorafgaand aan de algemene vergadering. Bovendien vereist het besluit de unanieme instemming van alle aandeelhouders om schriftelijk te kunnen worden aangenomen. Wat de raad van bestuur betreft, kan de mogelijkheid om met eenparigheid van stemmen een schriftelijk besluit te nemen door de statuten van de vennootschap worden beperkt. Voor vennootschappen die hun statuten nog niet in overeenstemming hebben gebracht met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, is de mogelijkheid om gebruik te maken van de schriftelijke procedure vaak beperkt tot uitzonderlijke gevallen die naar behoren gerechtvaardigd zijn door hoogdringendheid en het vennootschapsbelang, zoals voorzien in de voormalige bewoordingen van de wettelijke bepaling.