Update 7 juli 2020 - De inwerkingtreding van het UBO-register zelf is voorzien op 27 september 2020. Vooralsnog is geen datum van inwerkingtreding bepaald ten aanzien van de identificatie van raadplegers van het register en het op verzoek van de UBO inzicht bieden in het aantal keer dat zijn gegevens is verstrekt aan derden, niet zijnde overheidspartijen (Stb. 2020, 232).

De invoering van een UBO-register is één van de maatregelen die is opgenomen in de (gewijzigde) vierde EU-antiwitwasrichtlijn. Nu het wetsvoorstel is aangenomen door de Eerste Kamer, treedt de wet binnenkort in werking.

In deze nieuwsbrief worden de gevolgen van de inwerkingtreding van het Nederlandse UBO-register nader toegelicht. Dit UBO-register is overigens een ander register dan het separate UBO-register voor trusts en fondsen voor gemene rekening. Het wetsvoorstel voor dat register is nog niet ingediend. Wij verwijzen naar onze nieuwsbrief van 20 april 2020.

Wanneer moet de UBO-informatie worden geregistreerd?

Bestaande registratieplichtigen hebben vanaf inwerkingtreding van de wet 18 maanden de tijd om bij de Kamer van Koophandel (KvK) hun UBO('s) te registreren. Ervan uitgaande dat de wet nog in juni 2020 in werking treedt, eindigt de registratietermijn in december 2021. De KvK gaat in deze eerste 18 maanden alle registratieplichtigen gefaseerd aanschrijven met het verzoek tot registratie van hun UBO’s. Registratieplichtigen moeten ten tijde van de inschrijving de UBO’s registreren die op het tijdstip van registratie kwalificeren als UBO. De registratieplicht kent dus geen terugwerkende kracht. Het is dan ook niet nodig om de personen te registreren die tussen het moment van inwerkingtreding van de wet en de eerste inschrijving kwalificeerden als UBO. Indien de UBO’s zijn geregistreerd en de UBO nadien wijzigt, dan moet deze wijziging wel onmiddellijk worden doorgegeven aan de KvK.

Voor nieuw opgerichte registratieplichtigen vindt de opgave van UBO-informatie, na de inwerkingtreding van de wet, gelijktijdig plaats met de inschrijving in het handelsregister en is registratie van de UBO’s bovendien een voorwaarde voor het verstrekken van een KvK-nummer.

Wie is registratieplichtig?

Onder meer de volgende in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten dienen UBO-informatie op te geven bij de KvK:

  • BV’s en NV’s;
  • Stichtingen, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
  • Maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen; en
  • Kerkgenootschappen.

Buitenlandse rechtspersonen hoeven geen UBO-informatie in Nederland te registreren, ook niet als zij een hoofd- of nevenvestiging in Nederland hebben. Beursgenoteerde NV’s die zijn onderworpen aan bepaalde openbaarmakingsvereisten en hun 100% (indirecte) dochtervennootschappen zijn eveneens niet registratieplichtig voor het Nederlandse UBO-register. Dit geldt ook voor (indirecte) 100% dochtervennootschappen van buitenlandse beursgenoteerde moedervennootschappen, die zijn onderworpen aan bepaalde openbaarmakingsvereisten.

Ondernemingen die niet (meer) in Nederland zijn gevestigd en die toebehoren aan een in Nederland opgerichte maatschap, vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap of rederij moeten zich (her)inschrijven in het Nederlandse handelsregister en als gevolg daarvan ook hun UBO’s registreren in het Nederlandse UBO-register.

Wie is UBO?

In een uitvoeringsbesluit (Uitvoeringsbesluit Wwft 2018) is per type registratieplichtige aangegeven welke categorie natuurlijke personen 'in elk geval' wordt beschouwd als UBO. Daarbij wordt uitdrukkelijk aangegeven dat geen sprake is van een limitatieve opsomming en dat ten aanzien van één registratieplichtige meerdere UBO’s kunnen bestaan.

Hierna wordt voor de NV, BV, stichting en commanditaire vennootschap kort beschreven welke natuurlijke personen onder het uitvoeringsbesluit in elk geval als UBO worden beschouwd:

  • Voor de NV en BV: UBO’s zijn de natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, van de stremrechten of het eigendomsbelang houden in de vennootschap, of die via andere middelen uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap. Wanneer geen UBO kan worden achterhaald of twijfel bestaat welke natuurlijke personen UBO zijn van een vennootschap, wordt het bestuur als UBO aangemerkt. Indien een voldoende eigendomsbelang wordt gehouden via tussenkomst van een stichting administratiekantoor (STAK) blijft de natuurlijke persoon (certificaathouder) kwalificeren als UBO. De natuurlijke persoon kwalificeert echter niet vanzelfsprekend ook als UBO van de STAK.
  • Voor stichtingen wordt aangesloten bij het UBO-begrip voor de zogenoemde 'overige rechtspersonen'. UBO’s van een stichting zijn de natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang houden in de stichting, die direct of indirect meer dan 25% van de stemmen kunnen uitoefenen bij besluitvorming ter zake van wijziging van de statuten van de stichting, of de feitelijke zeggenschap kunnen uitoefenen over de stichting. Wanneer geen UBO kan worden achterhaald of twijfel bestaat welke natuurlijke personen UBO zijn van een stichting, wordt het bestuur als UBO aangemerkt.
  • Voor commanditaire vennootschappen: UBO’s zijn de natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang houden in de personenvennootschap, die direct of indirect meer dan 25% van de stemmen kunnen uitoefenen bij besluitvorming ter zake van wijziging van de overeenkomst die ten grondslag ligt aan de personenvennootschap of ter zake van de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is voorgeschreven, of het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de personenvennootschap. Wanneer geen UBO kan worden achterhaald of twijfel bestaat welke natuurlijke personen UBO zijn van een commanditaire vennootschap, worden de beherende vennoten als UBO aangemerkt.

Van een eigendomsbelang is in de voorgaande gevallen sprake indien een natuurlijke persoon recht heeft op uitkering uit het vermogen van de betreffende registratieplichtige, waaronder de winst of de reserves, of op het overschot na vereffening. Indien het bestuur of de beherende vennoten van een entiteit als zodanig als UBO worden geregistreerd, dan zal dit in het UBO-register expliciet worden vermeld.

Welke UBO-informatie wordt geregistreerd?

Registratieplichtigen dienen van elke UBO informatie aan te leveren. Een deel van deze informatie is in het handelsregister publiek toegankelijk. Een ander deel van de aan te leveren informatie is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid.

Publiek toegankelijke UBO-informatie

  • Voornaam en achternaam;
  • Geboortemaand en –jaar;
  • Nationaliteit;
  • Woonstaat;
  • Aard en omvang van het economisch belang van de UBO (in bandbreedtes van meer dan 25% tot 50%, van 50% tot 75% en van 75% tot en met 100%).

Niet publiek toegankelijke UBO-informatie

  • Burgerservicenummer / buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • Geboortedag;
  • Geboorteland en –plaats;
  • Woonadres;
  • Afschrift van geldig identiteitsdocument;
  • Afschrift van document(en) waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon de status van UBO heeft én waaruit de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang blijkt.

De UBO-informatie blijft na de uitschrijving van de vennootschap of andere juridische entiteit voor een periode van tien jaar zichtbaar in het UBO-gedeelte van het handelsregister.

Worden raadplegers van het register geïdentificeerd?

Geïnteresseerden kunnen de publiek toegankelijke UBO-informatie inzien onder voorwaarde van registratie en de betaling van een vergoeding. Daarnaast wordt de identiteit van raadplegers van het register aan de hand van een identificatiemiddel vastgelegd door de KvK. De KvK mag daarbij het burgerservicenummer registreren. UBO’s krijgen inzicht in hoe vaak hun informatie wordt geraadpleegd. Raadplegingen door bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid zijn hiervan uitgezonderd. Het wordt nog onderzocht of het UBO-register zo kan worden ingericht dat categorieën raadplegers kunnen worden onderscheiden, zodat UBO’s op verzoek inzicht kunnen krijgen in hoe vaak hun gegevens zijn verstrekt per categorie raadpleger (overheid, notaris, bank, etc.).

Kan UBO-informatie worden afgeschermd?

Een UBO kan verzoeken om afscherming van de publiek toegankelijke UBO-informatie indien de UBO door de publicatie van diens gegevens wordt blootgesteld aan een onevenredig risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. Deze afscherming wordt voor het Nederlandse UBO-register zeer restrictief uitgelegd; UBO’s komen uitsluitend voor afscherming in aanmerking als een UBO minderjarig is of anderszins handelingsonbekwaam is of indien de betreffende UBO door het Openbaar Ministerie of door de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid wordt beveiligd. Bij afscherming geldt dat het UBO-register de aard en omvang van het economisch belang van de (afgeschermde) UBO blijft vermelden.

Het registratieproces wordt zo ingericht dat direct bij registratie kan worden aangegeven of een beroep wordt gedaan op een afschermingsgrond, waarbij specifiek minderjarigheid zal worden genoemd. Verzoeken tot afscherming zullen altijd direct leiden tot afscherming van de gegevens van de UBO. De afscherming wordt pas opgeheven bij een definitieve afwijzing van het verzoek na afronding van de formele bezwaar- en beroepsprocedures. UBO’s die verwachten dat de openbaarheid van het register een onevenredig risico met zich mee brengt kunnen zich op voorhand melden bij de politie of het Openbaar Ministerie. Per geval zal worden beoordeeld of sprake is van een dusdanige dreiging of voorspelbare dreiging dat beveiliging vanuit de overheid noodzakelijk is.

Welke overige verplichtingen zijn er?

Voor registratieplichtigen geldt de verplichting tot inschrijving van de UBO-informatie. Registratieplichtigen moeten ervoor zorgen dat de informatie in het UBO-register te allen tijde juist en volledig is. Voor UBO’s geldt een meewerkverplichting. Deze meewerkverplichting houdt in dat de UBO’s alle relevante informatie moeten aanleveren zodat de registratieplichtigen aan hun registratieverplichting kunnen voldoen.

Voor bevoegde autoriteiten en Wwft-instellingen (zoals banken, advocaten, notarissen, accountants en belastingadviseurs) geldt een terugmeldplicht. Deze terugmeldplicht houdt in dat zij verplicht zijn om iedere discrepantie die zij aantreffen tussen de informatie in het UBO-register en de UBO-informatie waarover zij beschikken te melden bij de KvK. Bevoegde autoriteiten hoeven daarbij slechts een terugmelding te doen indien passend en voor zover dit vereiste hun taken niet onnodig doorkruist.

Overtreding van de hiervoor beschreven verplichtingen wordt beschouwd als een economisch delict en kan met zowel strafrechtelijke als bestuursrechtelijke sancties worden gehandhaafd. Ook is het mogelijk om een last onder dwangsom op te leggen als een ‘herstelsanctie’. Indien de overtreding opzettelijk is begaan kan dit leiden tot een gevangenisstraf van ten hoogste twee jaren, een taakstraf of een geldboete.

Administratieplicht voor stichtingen

Gelijktijdig met het UBO-register wordt een nieuwe administratieplicht voor stichtingen geïntroduceerd. Het bestuur van een stichting wordt als gevolg daarvan verplicht om in een eigen, niet-openbaar, register alle begunstigden op te nemen die een uitkering krijgen van 25% of minder van het voor uitkering vatbare bedrag in een bepaald boekjaar. Begunstigden van een stichting die een uitkering krijgen van meer van 25% moeten ingevolge de inwerkingtreding van het UBO-register worden geregistreerd als UBO in het handelsregister. Het bestuur van een stichting moet in het eigen register de namen, adressen en het uitgekeerde bedrag bijhouden van begunstigden aan wie in een bepaald jaar een uitkering is gedaan.

Contact

Heeft u vragen over het UBO-register? Of heeft u interesse in een vrijblijvend kennismakingsgesprek? Neem dan contact op met uw Loyens & Loeff-adviseur of met een van onze adviseurs van het team Family Owned Business & Private Wealth. Wij zijn u graag van dienst bij het in kaart brengen van de gevolgen van het UBO-register in uw situatie.

Download hier het pdf-bestand

Disclaimer

Hoewel deze publicatie met grote zorgvuldigheid is samengesteld, aanvaarden Loyens & Loeff N.V. en alle andere entiteiten, samenwerkingsverbanden, personen en praktijken die handelen onder de naam ‘Loyens & Loeff’, geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie uit deze uitgave zonder hun medewerking. De aangeboden informatie is bedoeld ter algemene informatie en kan niet worden beschouwd als advies.